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      1. 臨沂大學接待工作案例
        發布時間: 2012-12-02 瀏覽次數: 96

         

         

         

         

         

         

        接待工作案例

                                      ——以Cacon大逢車進校園為例

        一.         前期聯系

        1.專人負責聯系,和相關單位(上級:如宣傳部;下級:承辦學院)接頭;

        注意事項:

        明確活動負責人,保存好活動雙方聯系人電話;

        確定活動級別,通報相關單位負責人;

        確定來人姓名、職務、人數、車輛、活動日程、所需器材設備;

        確定活動規模,事先聯系場地、觀眾組織、水電、開關門。

         

        二.         迎接

        專人負責,確定迎接位置(校內、外,重大活動安排接站)

        注意事項:

        確定迎接人數;

        確定是否安排迎接車輛;

        提前和對方負責人聯系,明確迎接時間、地點;

        確定是否安排禮儀;

        安排攝影、宣傳報道。

         

        三.參觀校園

        專人負責,重點:陪同講解人員安排。

        注意事項:

        確定參觀路線、所用時間;

        提前安排引導車、講解員;

        重大活動,提前向沿途單位打招呼,保證學生秩序和衛生安全;

        確定重點場所停車時間;

        確定停車位置;

        安排攝影、宣傳報道。

         

        四.座談會

        專人聯系,布置會場,確定議程,準備材料,安排飲水、禮儀。

        注意事項:

        提前確定會場,聯系開關門,接通水電、空調、話筒、多媒體調試;

        布置主席臺,包括桌布、鮮花、飲水、議程指南、背景噴繪;

        打掃會場衛生;

        安排禮儀引導;

        安排攝影、宣傳報道。

         

        五.接待

        專人聯系,提前安排坐席、坐次,明確房間。

        注意事項:

        安排引導,最短時間內進入各自房間;

        提前安排好用餐標準,盡快上菜上飯;

        安排好用酒;

        調度好車輛,及司機的就餐;

        安排好服務人員,負責接拿衣物、倒茶、倒酒,就餐期間服務。

         

        六.活動現場準備

        專人負責,提前準備好場地、器材、活動氛圍營造、組織觀眾入場、秩序維持。

        注意事項:

        專人負責邀請領導,送《邀請函》,安排領導坐席,準備飲水;

        提前清理會場,或和承辦單位對接,做好會場準備,包括燈光、音響、場地衛生;

        安排好座次表,專人負責引導就座;

        提前調試器材設備,確保正常運轉;

        準備備用設備,以防萬一;

        布置會場,安排好背景、橫幅、標語、鮮花、會議議程;

        做好安全預防,提前掌握鑰匙、逃生門;

        準備好洗手間,并做好引導提示;

        提前準備觀眾入場,確保秩序;

        安排好攝影,宣傳報道。

         

        七.活動過程

        專人負責,各司其職。

        1.專人負責節目的銜接,提前彩排,確?;顒悠椒€有序,不卡殼;

        2.專人負責燈光音響,確保效果;

        3.專人負責領導席服務,確保茶水、節目單、引導;

        4.專人負責秩序,確保秩序井然,禁止出現起哄、喧嘩、喝倒彩;

        5.專人負責安全,進退場秩序井然,逃生門有專人負責;

        6.專人負責宣傳報道,攝影、攝像、寫稿;

        7.專人負責觀眾互動,適時與主持(講)人形成良好互動;

        8.專人負責頒獎程序,事先彩排,確保頒獎環節平穩流暢;

         

        八.活動收束

        專人負責,交接明白。

        1.專人負責場地清理,包括垃圾清理、飲水用品、鮮花、桌布、會議材料、橫幅、背景噴繪清理等;

        2.專人負責設備器材收交、歸還;

        3.專人負責斷電、鎖門;

        4.專人負責退場;

        5.專人負責供稿、照片、視頻后期處理;

        6.專人負責調度車輛,歡送離開。

         

        活動前,召開專門會議,明確分工,各司其職;

        活動后,召開總結會議,總結工作,明確優點,提出不足,注意加以改進。

        接待工作案例.doc

         
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